Loading...

Dokumenty

Przy dokonaniu czynności notarialnej notariusz ma obowiązek stwierdzić tożsamość strony czynności, dlatego każdorazowo konieczne jest okazanie notariuszowi ważnego DOWODU OSOBISTEGO lub ważnego PASZPORTU (w przypadku cudzoziemców może to być również ważna KARTA POBYTU).

Poniżej przedstawiamy Państwu katalog dokumentów niezbędnych do dokonania czynności w podziale dokonanym z uwagi na przedmiot czynności, z zastrzeżeniem, że w pewnych sytuacjach notariusz może żądać dodatkowych dokumentów z uwagi na stan faktyczny konkretnej sprawy.

  1. dane stron umowy z dowodów osobistych lub paszportów lub z karty pobytu w przypadku cudzoziemców (w tym także ewentualnie pełnomocników stron, jeżeli będą brali udział w czynności) tj. imiona, nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu (lub karty pobytu w przypadku cudzoziemców) oraz data ważności tych dokumentów, PESEL (lub data urodzenia w przypadku cudzoziemców), stan cywilny. W przypadku jeżeli czynność dokonywana jest w związku z działalnością gospodarczą także nr NIP lub nr REGON, jeśli zaś stroną czynności jest podmiot nie będący osobą fizyczną np. spółka, spółdzielnia, fundacja, stowarzyszenie także nr KRS i nr REGON ewentualnie inne stosowne dokumenty (np. w przypadku funduszy inwestycyjnych aktualny wyciąg z rejestru funduszy inwestycyjnych)
  2. odpis zwykły księgi wieczystej lub jej numer jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym
  3. podstawa nabycia nieruchomości, czyli dokument na podstawie którego zbywca stał się właścicielem nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego umowy darowizny albo sprzedaży albo podziału majątku albo działu spadku itd., wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzenia nabycia spadku albo stwierdzającego zasiedzenie albo o przysądzeniu nieruchomości w postępowaniu egzekucyjnym, akt własności ziemi)
  4. wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej na wszystkie działki ujawnione w księdze wieczystej (wyrys z mapy ewidencyjnej nie jest dokumentem koniecznym do dokonania każdej czynności notarialnej, pozwoli jednak notariuszowi lepiej zapoznać się ze stanem faktycznym sprawy)
  5. dokumentacja podziałowa od geodety - jeżeli nieruchomość była przedmiotem podziału wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą podział nieruchomości jeżeli została wydana (na decyzji musi znajdować się informacja, z której wynikać będzie, że decyzja stała się ostateczna)
  6. wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, z którego wynikać będzie jakie jest przeznaczenie w planie przedmiotowej nieruchomości lub zaświadczenie o braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub też decyzja o warunkach zabudowy
  7. zaświadczenie wydane przez starostwo zawierające informację, czy dana nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów, stosownie do treści przepisu art. 37a ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach - jeżeli nabywcą nieruchomości nie jest: małżonek zbywcy, krewny lub powinowaty zbywcy w linii prostej, krewny lub powinowaty zbywcy w linii bocznej do trzeciego stopnia, osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo jednostka samorządu erytorialnego)
  8. przy sprzedaży nieruchomości – zaświadczenie wydane z upoważnienia prezydenta miasta, zawierające informację, czy nieruchomość jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, stosownie do treści przepisów ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji
  9. oświadczenie o wartości rynkowej nieruchomości (przy umowach sprzedaży również cena)
  10. data i ewentualne warunki wydania nieruchomości
  11. przy umowach odpłatnych data oraz sposób zapłaty świadczenia pieniężnego (w przypadku rozliczeń przelewowych także numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić wpływ środków) oraz ewentualnie nr rachunku bankowego na który ma zostać przelana cena sprzedaży
  12. w przypadku nieruchomości nabytych w drodze spadku albo zasiedzenia oraz w przypadku nieruchomości nabytych w drodze darowizny dokonanej po dniu 01 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego wydanego stosownie do treści art. 19 ust 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku albo że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
  13. dokumenty dodatkowe - na żądanie którejkolwiek ze stron: zaświadczenie dotyczące zameldowania (w przypadku nieruchomości zabudowanych budynkiem mieszkalnym), zaświadczenie dotyczące uregulowania podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, zaświadczenia o niezaleganiu z innymi należnościami podatkowymi lub do ZUZ
  14. UWAGA!
    Nabywcą nieruchomości rolnych o powierzchni 0,3 ha lub większej może być wyłącznie rolnik indywidualny (chyba, że zbycie następuje na rzecz osoby bliskiej zbywcy albo innych podmiotów, wskazanych w art. 2a ust. 3 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003 roku o kształtowaniu ustroju rolnego), chyba że nabycie nieruchomości rolnej przez osobę niebędącą rolnikiem indywidualnym albo inny podmiot następuje za zgodą Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych, wydaną w drodze ostatecznej decyzji administracyjnej. W przypadku zbywania nieruchomości rolnej na rzecz rolnika indywidualnego proszę o bezpośredni kontakt w celu uzyskania informacji odnośnie dokumentów niezbędnych do dokonania czynności!
  1. dane stron z dowodów osobistych lub paszportów dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP
  2. odpis zwykły księgi wieczystej lub jej nr jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym
  3. podstawa nabycia, czyli np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny
  4. jeżeli nieruchomość nabyta jest w drodze spadku to prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego na podstawie art. 19 ust 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn
  5. wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży)
  6. warunki i data wydania lokalu
  7. nr konta bankowego
  8. na żądanie stron zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany
  9. zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych
  10. na żądanie stron dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu
  1. dane stron z dowodów osobistych lub paszportów
  2. zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu
  3. podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego
  4. odpis zwykły z księgi wieczystej lub jej numer jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym i jeżeli została ona założona
  5. wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży)
  6. warunki i data wydania lokalu
  7. nr konta bankowego
  8. na żądanie stron zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany
  9. zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych
  1. dane osobowe sporządzającego testament z dowodu osobistego lub paszportu
  2. dane osoby powoływanej do spadku dowodu osobistego lub paszportu
  3. do testamentu z zapisem windykacyjnym do wglądu odpis z księgi wieczystej lub jej numer w systemie elektronicznym oraz do wglądu wypis z rejestru gruntów
  1. dane osobowe mocodawcy z dowodu osobistego lub paszportu
  2. dane osobowe pełnomocnika dowodu osobistego lub paszportu
  3. opis nieruchomości, najlepiej – odpis zwykły księgi wieczystej oraz wypis z rejestru gruntów aby wychwycić ewentualne niezgodności
  1. akt zgonu spadkodawcy
  2. testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony
  3. akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne)
  4. nr PESEL zmarłego (do okazania dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie w urzędu Miasta i Gminy o posiadanym numerze PESEL)
  5. dane spadkobierców z dowodów osobistych lub paszportów
  1. odpis skrócony aktu małżeństwa
  2. dane osobowe małżonków z dowodów osobistych
  3. ewentualnie informacja o wcześniejszych umowach majątkowych

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.

Przy każdej umowie należy określić wartość rynkową przedmiotu umowy, np. wartość lokalu, nieruchomości zabudowanej, działki gruntu.

Przy umowach odpłatnych należy podać cenę, wysokość dopłat lub spłat, termin i sposób zapłaty ceny oraz wydania rzeczy.

Dokumenty potrzebne  do zawarcia aktu notarialnego.

Bezpłatna informacja o czynnościach notarialnych

Skontaktuj się z nami